【Zoho Analytics】レポート/ダッシュボードの共有方法を教えてください
共有機能の概要
Zoho Analyticsの共有方法は、いくつか種類があります。
Zoho Analyticsの画面そのものを共有する場合は、共有する相手を組織のユーザーとして追加する必要があります。
共有する相手が他社や他部署などで、組織のユーザーとして追加したくない場合は、レポートをパスワード付きで公開する、もしくはエクスポートしたデータファイルをメールなどで送付する方法となります。
なおレポートのリンクはパスワード無し公開も可能ですが、その場合はURLがわかれば誰でも閲覧可能になりますので、利用時にはご注意ください。
共有方法
共有する相手を組織のユーザーとして新しく追加する場合
共有する相手を組織のユーザーとして新しく追加する場合は、［このレポートを共有する］を利用します。
１．共有したいダッシュボードもしくはレポート画面を開き、右上の［共有する］＞［このレポートを共有する］ をクリックします。
２．共有したい相手のメールアドレスを入力し、［招待メールを送信する］にチェックを入れて［共有する］をクリックします。
＜共有された側の対応＞
メッセージを初期値から編集していない場合、
共有された側には以下のようなメールが届きますので本文中のURLをクリックします。
なお、メールの受信が確認できない場合、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを確認してください。
URLをクリックするとサインイン画面が開きます。
既存のZohoアカウントがある場合は当該情報でサインイン、ない場合は「ユーザー登録する」よりユーザー登録を行います。
サインインもしくはユーザー登録後、共有したダッシュボードもしくはレポートを表示できます。
＜共有した側への影響＞
共有後は［組織設定］＞［「ユーザー管理］にて、共有したユーザーが追加されていることを確認できます。
なお共有した相手がサインインもしくはユーザー登録を行っていない場合、
招待が完了していない状態となり、［ユーザーを再招待する］のリンクが表示されます。
［ユーザーを再招待する］をクリックすると、招待メールを送信できます。
組織の既存ユーザーに共有する場合
組織の既存ユーザーに共有する場合は、URLを共有する方法がおすすめです。
１．共有したいダッシュボードもしくはレポート画面を開き、右上の［共有する］＞［このレポートを公開する］をクリックします。
２．［公開範囲を指定］の中の、自分の組織のすべてのユーザーを選択して［OK］をクリックします。
３．［コピーする］をクリックしてURLをコピーし、チャットやメールなどで共有したい相手にURLを共有します。
＜組織に所属していないZohoユーザーがURLにアクセスした場合の表示＞
組織に所属していないユーザーが前述のURLにアクセスした場合、以下のエラー画面が表示され、閲覧できません。
組織のユーザー以外に共有する場合
組織のユーザー以外に共有する方法はいくつかありますが、利便性とセキュリティの面からパスワード付き公開がおすすめです。
前述の「組織の既存ユーザーに共有する場合」の手順２番にて、
［ログインが不要］を選択し、任意のパスワードを入力して「OK」をクリックします。
チャットやメールなどで共有したい相手にURLをパスワードを共有してください。
＜共有された側の対応＞
URLにアクセスし、パスワードを入力することで、共有されたダッシュボードやレポートを表示できます。
本方法の場合、URLがわかってもパスワードがわからないと共有内容を閲覧できません。
その他の共有方法について
共有したいデータをHTMLファイル化もしくはPDF化してメールで送付することも可能です。
グロースクラウドご利用企業様の場合、共有に関するサポートも可能です。
上記でご案内した方法では希望する相手に絞って共有できないなど、何かお困りごとがございましたら、
お問い合わせメールアドレス宛にお気軽にご相談ください。