【Zoho CRM】組織情報の設定についておしえてください

【Zoho CRM】組織情報の設定について教えてください

解説動画のご紹介

本記事内容は下記動画でもご紹介しています。
動画とあわせてご覧ください。



概要

Zoho CRMの組織情報の設定は、CRMを効果的に運用するために非常に重要です。
この設定を適切に行うことで、請求書やメールのテンプレートに会社情報を引用できるなど、多くのメリットがあります。
ここでは、一般的なマニュアルには載っていない情報や分かりにくい点も踏まえ、詳しく解説します。

設定画面へのアクセス方法

Zoho CRMにログイン後、画面右上の歯車アイコンをクリックして設定画面を開きます。
設定画面の中から、「一般」にある「組織設定」をクリックしてください。








 組織情報の入力

「組織情報」タブの鉛筆アイコンをクリックして、会社名、住所、連絡先などの情報を入力します。

この組織情報を可能な限り全情報を入力することをおすすめします。

なぜなら、後から作成する請求書やメールのテンプレートで、ここで入力した会社情報を引用できるようになるからです。
また、会社のロゴも忘れずに登録しておきましょう。

タイムゾーン（時間帯）の設定について、変更が必要な場合は、鉛筆アイコンをクリックして変更できます。





会計年度の設定

会社の会計年度に合わせて設定を行います。デフォルトでは1月始まりに設定されています。
変更が必要な場合は、「会計年度の管理」から設定を進めます。

設定には以下の2つの選択肢があります。

  • 標準の会計年度: 簡易的な設定です。

  • 独自の会計年度: より柔軟な設定が可能で、形式や開始日を細かく選択できます。


営業時間の設定

営業時間は、デフォルトでは「24時間、7日営業」となっています。以下の選択肢から設定します。

  • 週か営業日

  • 個別の指定

こちらに関しては「個別指定」を選択することをお勧めします。
「個別指定」では、週の開始曜日、営業開始時間、営業終了時間を設定できます。
また、営業する曜日をチェックボックスで選択することも可能です。設定後、保存してください。




休日（祝日・特別休暇）の設定

営業時間で選択しなかった曜日が、デフォルトで休日として設定されます。
これに加えて、特別な休日を追加したい場合は、ここで作成できます。

  • 年を選択し、適用対象を「組織の休日」に設定します。

  • 休日の名前と日付を選択し、登録します。




通貨の設定

通貨設定では、特に注意が必要です。

基準通貨の確認と変更

まず、基準通貨（ベース通貨）が正しく設定されているかを確認してください。
もし基準通貨が間違っている場合は、Zohoサポートに連絡して変更してもらう必要があります。
ユーザー自身では基準通貨を変更することはできません。

以下のように基準通貨が日本 円-JPYとなっていることを確認してください。

基準通貨が間違っているからといって、安易に新しい通貨を追加してはいけません。
複数の通貨を使用すると、CRMの各タブに「通貨」と「為替レート」の項目が強制的に追加されます。
そして、これらの項目は削除することも、非表示にすることもできません。
このため、基準通貨が誤っている場合は、必ずZohoサポートに連絡して変更を依頼しましょう。

複数通貨の登録（海外ビジネス向け）

海外ビジネスを行っており、複数の通貨を追加したい場合は、複数通貨の登録が必要です。
ただし、一度追加した通貨は削除できません。無効にすることは可能です。

例：米ドルを追加する場合

  1. 追加したい通貨（例：米ドル）を選択します。

  2. 表示する企業を選択します。

  3. 為替レートを入力します。ここで最も重要な注意点があります。
    3-a. 例えば、「1ドル＝100円」の場合、為替レートの欄に「100」と入力したくなりますが、
             「100」と入力すると後でとんでもない計算になってしまいます。
    3-b. 正しくは、「1円あたり何ドルか」で入力します。
    3-c. 「1ドル＝100円」の場合、「0.01」と入力します。
    3-d. この為替レートは、為替の変動に合わせて随時変更する必要があります。
             あらかじめ定められた日付で定期的に更新するようにしましょう。