【Zoho CRM】システムユーザーの追加方法を教えてください
システムユーザーの概要
システムユーザーとは、主にCRMのシステム設定を担当するアカウントのことです。
具体的には、以下の処理や連携を行うアカウントを指します。
- 各種自動化処理: ワークフローやスケジュール処理などを自動で行います。
- 外部連携: 外部アプリケーションとの連携を行います。
なぜシステムユーザーが必要なのか？
システムユーザーの最大の必要性は、従業員が退職した際の「オフボーディング」手続きの負荷を軽減するためです。
もしシステムユーザーを作成せずに、特定の個人のユーザーアカウントでワークフローや外部連携を運用していると、
その従業員が退職した際に大きな問題が発生する可能性があります。
システムユーザーを作成しない場合のリスク
- 業務停止のリスク: 退職した従業員が作成したワークフローや外部連携が、その従業員のユーザーアカウント削除によって動作しなくなり、
全ての業務が突然停止してしまう恐れがあります。特に運用中のCRMでこれが起こると、甚大な影響が出ます。 - 管理者権限だった場合のさらなる問題: もし退職者が管理者権限を持っていた場合、さらに深刻な事態に発展する可能性があります。
このような事態を防ぐために、CRMには別途システムユーザーを追加することが強く推奨されています。
システムユーザーを追加することで、従業員が退職した際の混乱を一度に解消することができます。
システムユーザーの追加方法
システムユーザーの追加方法は、一般的なユーザーの追加方法と全く同じです。
システムユーザーの追加方法は、一般的なユーザーの追加方法と全く同じです。
- Zoho CRMにアクセスし、歯車アイコンをクリックして設定画面に移動します。
- 「一般」＞「ユーザー」をクリックします。
- 「＋新しいユーザー」のボタンをクリックします。
- システムユーザー用のメールアドレスを入力します。役割は選択できる中での最高の役割、権限は「管理者」に設定することが推奨されています。
- ユーザーを追加すると、システムユーザーのメールアドレスに承認メールが送られるため、承認して登録を完了します。
システムユーザーの活用における推奨事項
後々トラブルを避けるためにも、特に以下の設定や連携については、このシステムユーザーで承認したり登録したりすることが推奨されています。
- システムの根幹に関わるような自動化処理
- 外部アプリケーションとの接続
このように活用することで、将来的なトラブルを軽減できます。