Zoho CRMの権限設定は、システムのセキュリティを強化し、ユーザーがそれぞれの役割に合った操作のみを行えるようにするために非常に重要です。

権限の作成手順

新しい権限を作成するには、まずベースとなる既存の権限（この例では標準権限を想定）を複製します。

複製方法は以下のいずれかです。

• 既存権限の3点リーダーをクリックし、「複製」を選択します。
• 「新しい権限」をクリックして新規作成します。

複製後、新しい権限に「一般ユーザー」などの名前を付けて保存します。

「一般ユーザー」権限の推奨設定

「一般ユーザー」権限の基本的な考え方は、レコードの削除や一括操作を基本的にオフにすることです。
これにより、誤操作によるデータ消失のリスクを軽減し、データの安全性を高めます。

各項目の具体的な推奨設定は以下の通りです。

インポート／エクスポート

1. エクスポート：「オフ」に設定することをお勧めします。これにより、機密データの外部持ち出しを防ぎ、情報漏洩のリスクを低減できます。
   

1. メール権限各種：貴社の運用方針に合わせて設定してください。
   
2. ツール権限の一括削除：「オフ」に設定してください。誤操作によるデータ一括削除を防げます。

• テンプレート管理：「オン」に設定することをお勧めします。現場の担当者がメールテンプレートや各種書類のテンプレートを更新する必要がある場合に、スムーズな業務遂行が可能になります。
  
• チャットの設定：貴社の運用に合わせてオン/オフを設定してください。
  

• WEBフォームの管理：「オフ」をお勧めします。一般ユーザーがWEBフォームを管理することはほとんどないため、この権限は不要と考えられます。
  
• 承認：一般ユーザーがレコードの承認を行う必要がある場合は「オン」に設定してください。承認プロセスが不要な場合は「オフ」で構いません。
  
• メール配信停止リンク：操作ができないように「オフ」に設定することをお勧めします。ただし、業務上、この操作が必須の場合は「オン」にしてください。
  

1. Microsoft Wordプラグイン：オンをおすすめします。これらの連携機能は、業務効率を高める上で有効です。
   
2. モバイルアプリへのアクセス：オンをおすすめします。外出先や移動中にCRMにアクセスする必要がある場合があるためです。
   

• 開発者権限：管理が必要な場合にのみ「オン」に設定してください。通常、一般ユーザーにこれらの権限は不要です。
  • Zoho CRM APIへのアクセス：「オン」をお勧めします。
  • 拡張機能の管理：不要な場合はオフで問題ありません。必要性に応じて「オン」にしてください。
    
  • Zoho CRMの変数の管理：管理が必要な場合のみ「オン」に設定してください。
    

まとめ

不必要な権限をオフにし、最低限必要な機能に絞って設定することで、よりセキュリティの高いCRMを構築することができます。