【Zoho CRM】役職（役割）とデータ共有について

役職（役割）とデータ共有について

船井総研のZoho導入・運用支援をご利用中の企業様は、まずはお気軽に担当コンサルタントにご相談ください。

詳細をお伺いした上で、適切なカスタマイズ方法をご案内いたします。

本記事では、Zoho CRMを効果的に活用するために不可欠な役職、データ共有の設定について解説しています。

これらの設定は、データの外部流出防止やユーザー間の適切なデータアクセス管理において、極めて重要です。

本記事内容は下記動画にて詳しく解説しております。

動画と合わせてご覧ください。

役職は、デフォルトでCEO、マネージャーといった階層設定がなされており、以下の基本的な考え方に基づいています。

下記画像をご覧ください。

この場合、「船井総合研究所」というアカウントは「役員」のデータを閲覧することができますが、「役員」は「船井総合研究所」のデータを閲覧することができません。

役職の追加を行いたい場合は、ホーム画面の右上「設定（歯車マーク）」⇒「セキュリティ管理」⇒「役職と役割」まで遷移して

追加したい箇所の右側、プラスボタン✙をクリックすることで追加できます。

追加するを押すと、役職名や詳細情報を記載できるので、入力して「保存する」をクリックすれば終了です。

ただし、この役職設定において、会社の組織図をそのまま設定することは推奨されません。

階層設定が複雑になるほど、データ共有範囲の管理が難しくなるため、役職の階層設定はできるだけシンプルにすることがよいでしょう。

上記の通り、データの共有は役職の上位と下位による基本ルールに従って共有されます。

しかし、タブによっては役職問わずにデータを共有したい場合もあるかと思います。

その場合、組織内に役職問わずにデータ共有ができる設定があるので、その設定について説明します。

まず、同じページにある「データ共有設定」をクリックしてください。

ここでは、各タブの組織全体のデータ共有設定を確認できます。

デフォルトでは「非公開」となっており、非公開は役職の基本ルールが適用されます。（下位役職者は上位役職者のデータを閲覧できない）

この「非公開」をクリックしていただくと、役職を無視した共有設定に変更できます。

この設定は共有範囲としては非常に広いです。

もっと細かい共有ルールを設定したい場合は、上部の「共有ルール」をクリックして「共有ルールの作成」をクリックしてください。

クリックしたら作成画面が表示されますので、タブを選択してください。

選択すると次に共有ルールの設定を行います。

共有ルールの設定方法は二通りあり、一つはデータの担当者基準です。

データ担当者基準とは、特定の役職者にデータを共有したい場合の設定方法です。

例えば下記画像の場合、「データ共有元」は「役員」、「データ共有先」は「マネージャー」となっています。

この場合、役員が作成したデータをマネージャーは表示/編集/削除できるようになります。

二つ目が条件基準の設定です。

これは、特定の項目に一致・不一致などの条件を設けることでデータを共有することができます。

例えば下記画像の場合、2024年4月1日以降に作成された見込み客のデータを表示/編集/削除することができます。

作成した共有ルールは「保存する」をくりっくしていただくと、適用されます。

以上が共有ルールの設定です。

役職と共有ルールの設定について説明いたしました。

ですが、これらの設定よりも「設定」⇒「セキュリティ管理」⇒「権限」で設定された権限が優先されます。

これらの権限の設定方法についてはこちらの記事をご参照ください。

以上、役職・共有ルール・権限について説明いたしました。